파일 한 장, 내 업무 현황판

김범수2026-10-21읽는 시간 8분

AX인사이트 · 내가 바로 시작하는 AX ②

①편 「퇴근 전 5분, 하루 정리」를 해 보셨다면, 이튿날 이런 일이 있었을 겁니다. 「어제 정리가 어디 있더라.」 메모 앱을 뒤지고 AI 대화 목록을 내려 봅니다. 정리는 했는데 쌓이지 않는 것입니다.

결론부터 말씀드립니다. 하루 정리를 파일 한 장에 모으고, 매일 AI가 오늘 것을 넣어 고치게 합니다. 나는 확인하고 덮어쓰기만 합니다. 이 파일이 「내 업무 현황판」입니다. 진행 중인 내 일이 전부 이 한 장에 있습니다.

왜 대화창이 아니라 파일인가

파일에 두는 이유는 셋입니다.

대화는 길어지면 앞을 놓칩니다. 파일은 매일 새 대화에 붙여넣으면 그만입니다.
쓰던 AI는 바뀝니다. 개인 계정의 Gemini 「Gem」은 2026년 11월부터 「스킬」로 바뀝니다. 파일은 오늘 ChatGPT에, 내일 Claude에 붙여도 똑같이 읽힙니다.
내 눈으로 보고 고칩니다. 기억 기능은 무엇을 남길지 대개 AI가 고릅니다. 현황판에는 내가 확인한 것만 남습니다.

하루 정리와 무엇이 다른가

	하루 정리(①편)	현황판(②편)
담는 것	오늘 하루	지금 진행 중인 내 일 전부
만드는 법	매일 새로	한 번 만들고 매일 고침
남는 곳	메모 앱 여기저기	파일 한 곳
기한	「이번 주 금요일」	2026-10-23

칸은 네 개입니다.

할 일 — 무엇을, 누가, 언제까지. 답장할 메일은 앞에 「답장:」
기다리는 것 — 누구에게 무엇을, 언제부터
못 정한 것 — 무엇을, 언제부터
끝난 일 — 최근 7일만

「언제부터」와 날짜로 쓴 기한이 중요합니다. 그래야 AI가 오늘과 비교해서 「기한이 지났습니다」「닷새째 답이 없습니다」를 알려 줍니다. 메일 본문과 회의록은 요지 한 줄만 적고, 금액·전화번호와 반년 계획 같은 큰 목표는 넣지 않습니다. 현황판은 2~3주 안의 내 일입니다. 길이는 A4 한 장 안쪽이 좋습니다.

걸리는 시간과 도구

파일 만들기는 처음 한 번 1분입니다. 그 뒤로는 매일 붙여넣기 2분, 확인하고 덮어쓰기 3분으로 5분입니다. 요청문을 저장해 두는 기능도 세 도구 모두 무료 계정에서 됩니다.

도구	무료 계정	근거
ChatGPT	됩니다	프로젝트 2025년 9월 무료 개방
Claude	됩니다	프로젝트 무료 5개
Gemini	됩니다	스킬, 18세 이상 개인 계정

확인일 2026-10-21.

오늘 해볼 것 — 세 단계

필요한 것은 빈 파일 하나와 평소 쓰는 AI 하나입니다. 첫날 넣을 것은 지난주 하루 정리이고, 없으면 오늘 메모로 시작합니다.

1단계. 파일 하나를 만든다 (1분, 한 번만)

매일 여는 곳, 「전체 선택 → 복사」가 쉬운 곳에 빈 파일 「내 업무 현황판」을 만듭니다. PC의 텍스트 파일이나 휴대폰과 PC에서 같이 열리는 메모 한 개면 됩니다. 칸과 서식이 많은 엑셀·한글 문서는 붙여넣으면 모양이 깨집니다.

2단계. 요청문과 같이 붙여넣는다 (2분)

AI 채팅창에 요청문을 붙여넣고, [현황판] 아래에 파일 내용을, [오늘 것] 아래에 오늘 메모와 메일을 넣습니다. 첫날은 [현황판]을 비워 두고 [오늘 것]에 지난주 하루 정리들을 넣습니다. 이때 하루 정리마다 맨 위에 쓴 날을 적어 두세요(「10-16 하루 정리」처럼). 지난주의 「이번 주 금요일」을 오늘 기준으로 읽으면 기한이 한 주 밀립니다. 요청문 첫 줄의 날짜는 쓰는 날마다 그날로 바꿉니다.

요청문은 세 가지를 차례로 달라고 합니다. 바뀐 것, 내일 제일 먼저 할 일 하나, 새 현황판 전체입니다. 제일 중요한 줄은 「끝났다는 말이 없는 항목은 지우지 마」입니다. AI는 정리하다가 오래된 항목을 슬쩍 빼기도 합니다. 현황판에서 빠진 일은 내 머릿속에서도 빠집니다. 요청문 전문은 자료(PDF)에 있습니다.

3단계. 바뀐 것을 읽고, 어제 판과 견준 뒤 덮어쓴다 (3분)

먼저 「바뀐 것」을 읽습니다. 그다음 어제 판의 끝나지 않은 일이 새 판에도 남아 있는지, 「누가」와 기한이 말없이 바뀌지 않았는지 봅니다. 「바뀐 것」만 읽어서는 AI가 말없이 뺀 일을 찾지 못합니다. 빠진 것이 있으면 덮어쓰지 말고 「○○가 빠졌어, 다시」라고 말합니다. 괜찮으면 새 현황판을 복사해 파일 내용을 통째로 바꿉니다.

이튿날부터는 2·3단계만 합니다. 대화는 매일 새로 열어도 됩니다. 어제까지의 일은 파일에 다 있으니까요.

이렇게 나옵니다 — 가상 예시

예시의 회사·사람·날짜는 지어낸 것입니다. ①편 예시의 하루 정리를 2026-10-21에 넣으면 첫 판이 나옵니다. 메모의 「이번 주 금요일」은 2026-10-23으로 바뀌어 들어갑니다.

며칠 거르고 2026-10-26에 다시 했다고 합시다. [오늘 것]에는 B상사에 단가 조정안을 보냈다, 영수증 2건을 찾아 보냈다, 송년회 날짜를 정했다는 메모 등을 넣었습니다. 「바뀐 것」 가운데 네 줄입니다.

끝남: 송년회 날짜 — 2026-12-12로 정함
옮김: B상사 단가 → 「기다리는 것」(답 기다림)
바뀜: 빠진 영수증 3건 → 1건 남음
확인 필요: C물류 정산서 회신 — 기한 2026-10-23이 지났는데 오늘 것에 없습니다. 끝났나요?

오늘 메모에는 C물류 이야기가 한 줄도 없었는데, AI가 기한이 지났다고 짚었습니다. 현황판에 날짜가 있어서 오늘과 비교한 것입니다. 반대로 C물류를 끝났다고 치지도 않았습니다. 지우지 않고 「확인 필요」로 남겨 물었습니다. 놓친 것을 잡고, 지어내지 않는 것. 현황판이 해 주는 일은 이 두 가지입니다. 첫날과 닷새 뒤 예시 전체는 자료(PDF)에 있습니다.

매일 쓰기 쉽게

매일 요청문을 붙여넣기 번거로우면 ①편에서 저장해 둔 지시문을 현황판용으로 바꿉니다. 3일 넘게 기다린 것을 알리고, 7일 지난 끝난 일을 빼는 규칙이 더 들어 있습니다. 저장할 글과 세 도구별 저장 방법은 자료(PDF)에 있습니다.

①편의 기록 표에는 「빠진 항목」 칸을 더합니다. AI가 지우거나 잘못 옮긴 항목 수입니다. 0으로 이어지면 현황판을 믿어도 되고, 계속 나오면 요청문의 「지켜 줘」를 고칠 때입니다.

조심할 것

회사가 허용한 도구에서만 합니다. 회사 PC에 저장한 파일도 외부 AI에 붙여넣으면 그 내용이 해당 서비스로 넘어갑니다. 현황판에는 내 일이 다 모이니 하루 정리보다 한 번 더 생각하세요. 허용 여부를 모르면 이 글의 가상 예시로 먼저 연습하세요.

출처와 고지

AX인사이트 #01 「퇴근 전 5분, 하루 정리」(2026-10-16 공유)
Google Gemini 도움말 「About the transition from Gems to skills」 — 개인 계정 Gem의 스킬 이전(2026년 11월부터), 2026-10-21 확인
Anthropic 도움말 「What are projects?」 — 무료 계정 프로젝트 5개까지, 2026-10-21 확인
ChatGPT 프로젝트 무료 개방 — OpenAI 2025-09-03 발표(보도 기준: Digit 등), 2026-10-21 확인

고지 특정 제품을 추천하는 글이 아닙니다. 예시의 회사·사람·날짜는 설명을 위해 지어낸 것입니다. 도구의 기능과 요금제는 자주 바뀌니 본인 계정에서 확인하세요. 이 글은 AI의 도움을 받아 초안을 쓰고 글쓴이가 검수했습니다.

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